비즈니스 이메일 쓰는 법

비즈니스 이메일의 네 가지 원칙

슬랙·팀즈 같은 메신저가 늘어도 회사 밖과의 소통, 공식 요청과 기록은 여전히 이메일로 한다. 업무 메일은 네 가지만 지키면 짧고 분명해진다.

받는 사람이 정해져야 어조·형식·내용이 정해진다. 같은 약어도 동료에게는 편하지만 경영진에게는 혼란을 준다.

필드를 잘못 고르면 오해가 생긴다. 참조로 여긴 사람이 To에 있으면 무엇을 해야 하나 고민하게 된다.
BCC는 가급적 쓰지 않는다. 따로 메일을 보내 참조시키는 이유를 한 줄 설명하는 편이 낫다. BCC로 받은 사람이 전체 답장을 누르면 숨은 참조였다는 사실이 모두에게 드러난다.

기능	가는 곳	고를 때
Reply	보낸 사람만	보낸 사람에게만 도움이 되는 정보
Reply All	보낸 사람 + To·CC 전원 (BCC 제외)	모두가 알면 도움이 되는 정보
Forward	새로 지정한 사람. 첨부도 함께 간다	원래 스레드에 없던 사람과 공유할 때. 원문 전체가 보이므로 필요하면 첨부·내용을 덜어 내고 보낸다

회의에서 의장의 질문에 의장에게만 조용히 답하면 Reply, 모두 들리게 답하면 Reply All이다. 기준은 「누구에게 도움이 되는가」 하나다.

메일 하나에는 주제 하나, 목적 하나만 담는다(단일 규칙). 고객 영업 의견과 분기 회의 일정 질문은 두 통으로 나눈다. 목적이 하나면 받을 사람도 분명해지고, 받는 쪽이 처리하고 보관하기도 쉽다.

같은 주제 안에서 여러 정보가 필요하면 번호를 붙인다.

다음 마일스톤 진행을 위해 금요일까지 아래 리뷰를 부탁드립니다.
(1) 개발팀 M2 스프린트 결과
(2) 디자인팀 리서치 현황
(3) QA팀 대시보드 현황

메일은 훑어 읽힌다. 짧은 단락, 여백, 목록, 소제목을 쓴다.
메일 클라이언트의 서식 템플릿으로 글꼴·크기·정렬을 통일한다. 조직 표준 템플릿이 있으면 그것을 쓴다.
다른 문서에서 복사한 글은 서식 없이 붙여 넣는다(macOS ⌘⇧V, Windows Ctrl+Shift+V). 섞인 서식은 어수선해 보인다.

순서	요소	요령
1	제목	내용을 3~8단어로 요약한 헤드라인
2	호칭	개인이면 이름 + 직함·존칭, 그룹이면 그룹명
3	첫 문장	처음 연락하는 사이면 지난 만남·감사 같은 한 문장. 자주 연락하면 생략
4	본문	목적 하나를 돌려 말하지 않고 분명하게
5	요청 대상	그룹 메일이면 `@이름`으로 지목하고, 그 사람은 반드시 To에 둔다
6	맺음말	끝났다는 신호. 짧고 정중하게. 필수는 아니다
7	서명	직함과 연락처만 담은 전자 명함. 명언·과시 문구는 넣지 않는다. 로고는 모바일 표시를 확인한다
8	첨부·링크	언급한 파일은 반드시 첨부한다. 링크는 문장 속 텍스트에 건다
9	최종 점검	맞춤법, 날짜·시간·이름, 링크, 첨부, 수신 필드

제목은 메일을 열게 하는 가장 큰 기회이자 가장 흔히 틀리는 곳이다. 제목에 자기 이름만 쓰는 것이 가장 흔한 실수다. 보낸 사람 이름은 이미 보인다. 나중에 검색해서 찾을 수 있게 쓴다.

받는 사람이 여럿이면 누구에게 무엇을 부탁하는지 흐려진다. 요청 대상은 이름 앞에 @를 붙여 지목하고 To에 둔다. 지목한 사람이 CC에 있다면 필드를 잘못 고른 것이다.

@김하늘 님, 휴가 중인 박민수 님 대신 빌드팀 스프린트 4 미팅 진행을 부탁드려도 될까요?

바로 보내지 않는다. 오타는 부주의로 읽히고 잘못된 정보를 퍼뜨린다. 날짜·시간·이름·링크·첨부를 다시 보고, To·CC·BCC를 두세 번 확인한다. 실수가 걱정되면 메일 앱의 「보내기 취소」 유예 시간을 늘려 둔다.